Eerder bespraken we in het IDC-dossier wat Invoice Data Capture (IDC) is en welke voordelen het biedt. In artikelen 1 t/m 5 gingen we in op de basisprincipes, praktijkervaringen en opbrengsten van deze technologie. In dit partnerartikel laat Unit4 zien hoe zij AI inzetten om factuurverwerking te versnellen, fouten te verminderen en fraude te voorkomen – met IDC als technologisch startpunt.
Het verwerken van facturen kost ondanks OCR-technologie nog veel tijd en fouten zijn snel gemaakt. AI kan uitkomst bieden door invoer te automatiseren, waardoor fouten verminderen en de verwerkingssnelheid omhooggaat. Ook ondersteunt deze technologie bij fraudepreventie. Arnout Zandvliet van Unit4 legt uit hoe dat werkt.
Het verwerken van inkomende facturen kan veel tijd kosten, ondanks technologieën als Optical Character Recognition (OCR). “Er werken nog steeds heel veel mensenhanden aan die factuur,” legt Arnout Zandvliet, Director of Product Management bij Unit4, uit. In veel workflows moeten facturen worden georganiseerd, gedownload en ingevoerd in een ERP-systeem. Daarna wordt alle factuurinformatie, zoals factuurnummer, bedrag, project en kostenplaatsen, handmatig ingevoerd voordat de factuur ter goedkeuring gaat.
Bij dergelijk handwerk ontstaan al snel fouten: iemand maakt een tikfout of leest ergens overheen. Dat leidt tot onnauwkeurige rapportages, correcties of soms zelfs onvolledige of gemiste betalingen. De verwerkingstijd kan zo flink oplopen. “Ondanks dat we steeds meer facturen elektronisch ontvangen, geeft driekwart van onze klanten aan dat ze vijf dagen per FTE per maand kwijt zijn aan factuurverwerking,” zegt Zandvliet.
Automatiseren met OCR
OCR-technologieën hebben een deel van dit soort problemen al weggenomen. Deze technologie kan tekst lezen en vervolgens invoeren in het ERP-systeem. Maar dat werkt alleen als het systeem weet welke informatie waar staat. Een finance professional moet dus eerst aangeven waar het adres op de factuur staat, waar het factuurnummer staat en waar de bedragen staan. Daarvoor wordt per leverancier een sjabloon aangemaakt, zodat de OCR-technologie weet waar gezocht moet worden.
“Het probleem met traditionele OCR-systemen is dat je nog steeds templates aan het bouwen bent,” zegt Zandvliet. “Iedere factuurlayout is anders, dus iedere keer moet je weer aanpassen waar je die gegevens kunt vinden.” Dat kost enorm veel tijd en kan fouten opleveren. “Daarom zijn we van die aanpak afgestapt.”
AI biedt uitkomst
Met de opkomst van AI kunnen we nog een stap verder gaan in de automatisering van factuurverwerking. Unit4 ontwikkelde Invoice Management Intelligence, dat een groot deel van de factuurverwerking automatiseert. Dat begint bij Invoice Data Capture (IDC), gebaseerd op de Microsoft Document Intelligence Service. Deze tooling herkent zelf alle informatie op een factuur, zonder dat hier een template voor nodig is. Het systeem kan dus zelf vinden waar bijvoorbeeld het adres, het factuurnummer en de leverancier staan en deze overnemen in het ERP-systeem.
Dat betekent dat er geen sjablonen meer gemaakt en onderhouden hoeven te worden, maar dat facturen eenvoudig kunnen worden ingeladen en de relevante informatie automatisch wordt overgenomen. Microsoft geeft aan dat hun Document Intelligence Service een nauwkeurigheid heeft van 85 tot 95 procent voor documenten van gemiddelde kwaliteit. “Bij pdf-bestanden van hoge kwaliteit gaat dat naar 95 procent en hoger,” aldus Zandvliet.
Vervolgens gaat de factuur naar de Accounting Prediction Service (APS), die analyseert om welke kostenplaats het gaat, voor welk project de factuur is en welke werkorder. Dergelijke informatie wordt automatisch toegevoegd aan de factuur in het systeem, met daarbij ook een confidence level. Daarmee geeft het systeem met een cijfer aan hoe zeker het is dat de ingevulde informatie klopt. Finance professionals kunnen vervolgens zelf controleren of de ingevulde informatie inderdaad juist is.
Via de Inbound Invoices Follow-Up wordt vervolgens inzichtelijk waar een factuur zich in het verwerkingsproces bevindt. Ook kunnen gebruikers hier de factuur controleren en goedkeuren.
AI voorkomt fraude en fouten
Een groot voordeel van zo’n systeem is dat veel fouten die door mensenwerk ontstaan, worden voorkomen. Maar AI voorkomt ook een ander risico: fraude. “Als ik het de gemiddelde CFO vraag, dan staat fraudepreventie echt bovenaan het lijstje als het gaat om toegevoegde waarde van AI,” stelt Zandvliet.
Een goed voorbeeld is de spookfactuur, oftewel een factuur voor werk of diensten die nooit geleverd zijn. Omdat AI automatisch herkent bij welk project een factuur hoort, wordt het ook gesignaleerd als een factuur voor niet-bestaand werk wordt gestuurd. Er kan immers geen project aan gekoppeld worden.
Ook bankrekeningnummers die niet kloppen, worden gesignaleerd. Door koppeling met KvK-gegevens wordt namelijk automatisch gecontroleerd of het rekeningnummer klopt. Bevat een factuur opeens een ander nummer, dan gaat er een vlag omhoog. Finance professionals krijgen daar bericht van en kunnen controleren of de informatie wel klopt.
Dertig procent tijdsbesparing
Dat AI factuurverwerking kan versnellen, blijkt uit de praktijk. “We hebben een early access-programma gedraaid onder klanten in de PSO-sector,” vertelt Zandvliet. “Daar zagen we dertig procent tijdsbesparing in factuurverwerking en konden factuurproblemen in de helft van de tijd worden opgelost.” Ook de reactietijd naar leveranciers die vragen naar de status van hun factuur verbeterde met veertig procent, doordat alle informatie direct inzichtelijk is zonder dat er rapporten gedraaid hoeven te worden.
AI kan finance professionals dus veel bieden. Niet alleen verloopt de factuurverwerking sneller en worden minder fouten gemaakt, maar ook criminaliteit wordt actief tegengegaan.
